Diariamente, y casi sin darnos cuenta, gestionamos proyectos de todo tipo: personales, profesionales, laborales y, generalmente, es un desafío conocer el estado de una tarea o el motivo por el cual nuestras entregas se atrasan con frecuencia. Hoy te presentamos una herramienta en la cual vas a poder integrar todas tus iniciativas y saber su estado en todo momento.

Kanban es un término que surgió en Japón en los años 40, con el fin de agilizar el sistema de producción de automóviles y que, posteriormente, fue adoptado para la gestión de proyectos, especialmente de desarrollo de software. Su nombre está compuesto por dos términos “Kan” y “ban” cuya traducción es “tarjeta visual”.

La dinámica de trabajo consiste en tener tableros organizados en columnas y filas. Las columnas representan las fases del proyecto, las más tradicionales son:

• “Por hacer”
• “En Curso”
• “Hecho”

Las filas representan a los diferentes tipos de actividades del proyecto, y habitualmente son representadas como tarjetas o post-it.

Además de las herramientas visuales, Kanban posee 6 prácticas centrales para su correcta implementación:

• Visualizar el proyecto y su progreso.
• Eliminar los bloqueos de tareas.
• Avance de tareas de forma continua e ininterrumpida.
• El equipo debe tener un objetivo común y estar de acuerdo en cómo se logrará.
• Reuniones periódicas de 5 minutos para analizar: tareas finalizadas y a realizar, bloqueos, funcionamiento de equipo, posibilidades de mejora.
• Visión compartida del equipo y cómo debe mejorar.

Kanban se engloba dentro de las metodologías ágiles, y como tal permite trabajar con mayor flexibilidad y adaptabilidad a los cambios.

Su objetivo es que todo el equipo de trabajo pueda visualizar el estado del proyecto, verificar y planificar la asignación de tareas pendientes y los posibles retrasos que impidan que el flujo de trabajo sea continuo, logrando así mejorar la productividad y la calidad del producto final.

¿Cómo utilizarlo en tus proyectos?

Actualmente existen muchas aplicaciones para gestionar tareas y proyectos con tableros digitales Kanban; Trello es una de las más utilizadas a nivel mundial.

Su interfaz es tan intuitiva como visual, y su funcionamiento es muy simple: luego de crear un tablero, se definen las fases o estados para las tareas, que se visualizarán en el tablero como columnas; se ingresan las tareas que componen todo el proyecto en el estado “Por hacer”. A medida que el proyecto avanza, las tareas se pueden mover con un simple “arrastrar y soltar” a los estados siguientes, hasta que todas se encuentren finalizadas.

Cada tarea puede tener un detalle, una categorización, un responsable y una fecha de vencimiento. Además, permite incluir comentarios sobre las novedades en la ejecución de la tarea, así como incluir adjuntos, imágenes y check list de cumplimiento.

Trello permite gestionar los tableros de forma colaborativa, esto quiere decir que se puede compartir y actualizar los proyectos con el equipo de trabajo, clientes, proveedores o con quién se prefiera. Permite asignar tareas a miembros del equipo de trabajo, recibir sus comentarios, cambiar el estado de las tareas y toda esta interacción puede ser monitoreada en tiempo real, apoyada incluso por la generación de alarmas y notificaciones. Adicionalmente, se puede acceder a los tableros mediante la aplicación de escritorio, su página web y las aplicaciones mobile Android/IOS, lo que permite la actualización de los proyectos en cualquier lugar.

Beneficios

Esta metodología de trabajo brinda múltiples beneficios:

• Permite mejorar la integración y comunicación con los equipos de trabajo.
• Se conoce de un vistazo el estado de las tareas del proyecto.
• Permite el ajuste de la priorización de tareas de forma flexible.
• Favorece el seguimiento de tareas o procesos que demandan más tiempo del esperado para poder tomar acciones de forma rápida.
• Se implementa de forma muy simple en cualquier tipo de proyecto.
• No sólo se trabaja con un sistema de gestión, sino con un proceso de mejora continua de nuestros proyectos.

Kanban no requiere esfuerzo de adaptación y tiene como primer principio “empezar con lo que ya estás haciendo”; por lo que, al finalizar esta nota vas a poder a comenzar a gestionar cualquier proyecto de manera ágil. Elegí tu proyecto, diseñá el Tablero Kanban y aprovechá sus ventajas.