La digitalización de los negocios es una de las grandes tendencias de los últimos tiempos. Según los expertos en Tecnología, se trata de una transformación integral de la que ninguna empresa podrá prescindir en el futuro cercano. Sus impulsores aseguran que permite ser más eficiente en campos como ventas, compras, operaciones, administración y marketing. Si bien el concepto parece lejano a la mayoría de las Pymes o pequeños negocios, nuevas herramientas y el impulso de los Gobiernos están haciendo posible el cambio en firmas de todos los tamaños.

¿Qué significa digitalizar? La llamada ‘transformación digital’ no es otra cosa que modificar todos los procesos que se realizan en forma analógica a otra en la que se utiliza el lenguaje binario del universo informático, es decir, el formado por ceros y unos. Llevado a la práctica, un empleado puede rendir sus gastos a través de una aplicación para teléfonos inteligentes en lugar de hacerlo con un formulario impreso y completado a mano alzada. Para el colaborador es más fácil y para el departamento de Administración, más eficaz y eficiente. El tiempo de ahorro justifica la inversión.

A mayor escala, los efectos de la digitalización se hacen más evidentes. En sectores como logística, la tendencia se presenta como una tendencia disruptiva: es decir, obligatoria para las empresas que quieran sobrevivir en el mercado. Y en sectores como el de Consumo Masivo, está facilitando la tarea de pequeños comerciantes a un nivel impensado años atrás. Por ejemplo, existen hoy sistemas para kioscos de bajo costo por los que los comerciantes pueden saber en tiempo real el stock de mercadería disponible -al escanear los códigos de barras durante la venta-. Incluso el software advierte cuándo se acabará la disponibilidad de un producto de acuerdo a las tendencias de venta y permite ordenar con un simple click su reposición al proveedor.

Realidad, más que tendencia

Estonia refleja cómo la digitalización está cambiando la forma de hacer negocios. La ex república soviética a orillas del mar Báltico es considerada el primer país digital del mundo. Allí, el 100% de los trámites puede hacerse a través de Internet y hasta el DNI es un documento digital. En la Argentina, los gobiernos están impulsando cambios en este sentido. Por ejemplo, incluso los pequeños contribuyentes adheridos al monotributo deberán entregar una factura digital en forma obligatoria desde abril de 2019. Además, la llamada ‘firma digital’ permite rubricar libros, estados contables y otras declaraciones juradas sin necesidad de un escribano ni soporte físico.

Para las Pymes y pequeños negocios, estas nuevas obligaciones son una oportunidad única para saltar al universo digital. Existen decenas de servicios, muchos de ellos con versiones gratuitas, que permiten administrar comprobantes digitales, remitos y otros documentos de forma muy intuitiva. El ahorro en términos de tiempo y dinero en servicios contables es superlativo. Y no sólo en su faceta impositiva, sino financiera y administrativa, ya que con esta información es posible analizar en tiempo real las cifras de stock, caja, cuentas por cobrar y pagar, entre otras opciones.

Oportunidades para crecer

En los sectores de marketing y ventas, las oportunidades de la digitalización encuentran un aliado especial y fácilmente amortizable. Para analizar la experiencia del usuario, presentar catálogo de productos o campañas de marketing digital, la digitalización permite llegar a los consumidores de una forma muy eficiente, hiper-segmentada y económica. Hoy es posible contar con información sobre quiénes son, qué intereses tienen y qué piensan de nuestra marca y utilizarla para acercar nuevas soluciones o descuentos al público indicado.

¿Cómo digitalizar un pequeño negocio? Te recomendamos 3 claves para empezar:

• Plan de acción. Aunque los clientes y empleados ya tienen una forma de vida ‘digital’; en la empresa, el proceso debe comenzar desde las gerencias. Es clave identificar los puntos críticos del negocio y analizar las opciones para iniciar el cambio de lo analógico a lo digital. Luego, establecer una ruta paulatina de acciones y de cumplimiento posible.
• Transformar la cultura. La digitalización implica nuevas formas de hacer las mismas tareas; con lo cual, habrá cierta resistencia a los cambios. Por eso, es necesario implementar acciones para que la cultura de la empresa cambie y eso se logra con capacitación y una explicación clara de por qué es importante realizar estos cambios.
• Medir resultados. La digitalización es un proceso y requiere instancias de aprendizaje y de prueba y error. Si se comenzó con el área de marketing, logística o ventas, lo ideal es afianzar el proceso en esos departamentos, en base a la medición de resultados, antes de continuar en otras áreas.

En definitiva, el primer paso para iniciarse en el tema es perder el miedo a la digitalización, entender que es un proceso y que llevará tiempo de implementar. ¡Adelante!