El Project Management lleva años desarrollando la fórmula mágica para que las ideas se transformen en una realidad. La planificación es el núcleo de este proceso y en este artículo aprenderás a iniciarte en cada etapa.

La ‘gestión de proyectos’ o, en inglés, Project Management’, es una disciplina que está creciendo en el mundo en forma vigorosa. Y eso tiene un por qué: promete guiar las ideas de los hombres y mujeres de negocio desde su surgimiento creativo hasta completar exitosamente los resultados. Para eso, se vale de cientos de miles de experiencias para idear la mejor forma de llevar a cabo un proyecto, de la propuesta a la acción, a través del método científico.

Un proyecto es un proceso dentro de una empresa, pero no es el negocio en sí mismo. Según el Project Management Institute (PMI), una organización global que impulsa la disciplina, un proyecto es un “emprendimiento temporal que se lleva a cabo para obtener un producto, servicio o resultado único”. Es decir, una empresa los pone en práctica para crecer y desarrollarse. Existen varias guías para gestionar un proyecto, que aquí resumimos en 10 etapas:

1) Los objetivos. El primer paso es ser claro en la visión de lo que queremos lograr a través de un nuevo proyecto. ¿Lanzar un nuevo producto? ¿Atraer a un tipo de cliente nuevo? ¿Aplicar una nueva tecnología? Todos los objetivos son válidos si son enunciados en forma clara, mensurable y acorde con la realidad actual del negocio.

2) Las personas. ¿Quién será responsable del proyecto? El Project Management habla de 4 personas diferentes: el ‘patrocinador’, la persona que autoriza y dispone recursos para su realización -en una Pyme, suele ser el dueño de la empresa-; el líder del proyecto, que coordina su realización y es el último responsable; los colaboradores, que dan apoyo y trabajan para el líder; y finalmente el cliente, que es el beneficiario del plan, que puede ser interno o externo a la firma.

3) Recopilar requisitos. La Gestión de Proyectos asigna un rol esencial a esta etapa. Consiste en identificar claramente cuáles son las necesidades mínimas que buscamos saciar con el proyecto. Si queremos lanzar un nuevo producto o servicio, en esta etapa investigaremos sobre los deseos, gustos y necesidades de nuestros potenciales clientes.

4) Alcance de la solución. Si ya sabemos cuál es la necesidad del cliente: ¿cómo vamos a satisfacerla? De eso se trata esta etapa, de describir la solución para dar respuesta a los requisitos y cumplir con los objetivos. Además, deben establecerse indicadores de calidad, que nos permitan evaluar los resultados del proyecto.

5) Cronograma, presupuesto y responsables. Los plazos de trabajo, costos asociados y roles de cada miembro del equipo deben plasmarse en esta etapa. Cada persona debe saber, de antemano, qué se espera que haga, en qué momento y qué presupuesto tiene para ello. En caso de que sea necesario acudir a proveedores externos, se establece la forma de contratación, si se privilegiará a empresas de confianza o se pedirá cotización a nuevas.

6) Prevenir problemas. Aunque existen eventos imponderables que pueden afectar los resultados, está comprobado que es posible predecir y anticipar gran parte de los riesgos. Por eso, antes de comenzar a realizarse, es clave diseñar un mapa de amenazas y posibles problemas y anticipar cómo se actuará si llegaran a aparecer. La teoría indica que es posible reducir la brecha de incertidumbre de un proyecto hasta en un 80%.

7) Revisión y lanzamiento. Es obligatorio revisar el plan en su totalidad y eso incluye la posibilidad de realizar cambios en varias instancias. Una vez que no quedan dudas, el proyecto se aprueba y se realiza una reunión de lanzamiento, con la participación del líder del proyecto y las personas que estarán involucradas. Ahora sí, la idea se pone en práctica.

8) Dirigir el equipo y controlar el avance. Si el plan se hizo en forma adecuada, cada persona sabrá qué tiene que hacer, cómo y cuándo. Sin embargo, la tarea del líder es motivar, guiar y dar soporte al equipo ante imprevistos. Por otra parte, se hace imperativo controlar el avance y, ante el menor desvío, actuar rápidamente para remediarlo y evitar demoras. Es clave no salirse del ‘libreto’. En caso de cambiar algo del plan, deben seguirse tres pasos: registrar, evaluar y aprobar.

9) Relevar la aceptación de la propuesta de valor. En el paso 3 logramos identificar necesidades del cliente. En este, en cambio, veremos qué tanto sirvieron nuestras soluciones a los desafíos descubiertos. Por eso, debemos estar atentos a las reacciones y evaluar posibles fallas en los productos o servicios desarrollados, muy comunes durante las etapas de lanzamiento.

10) El cierre del proyecto. No se trata sólo de celebrar el éxito, aunque también es necesario hacerlo. Clausurar el desarrollo de una idea debe realizarse en forma ordenada. La clave es detallar y documentar todo lo sucedido para generar un aprendizaje que permita maximizar el éxito en la próxima iniciativa.

La dirección o gestión de proyectos es una disciplina muy rigurosa y que, bien utilizada, permite hacer crecer la empresa de una forma previsible, ordenada y con escaso riesgo. Te invitamos a seguir estos pasos y a aprender más sobre cómo transformar tus ideas en una realidad.