En una economía cada vez más competitiva, los presupuestos de venta forman parte de una etapa clave en el proceso de comercializar un producto o servicio. Por eso, saber confeccionarlos puede ser decisivo para ganar clientes. Cómo prepararlos.

Cuando los clientes son otras empresas, el sector público o consumidores finales que adquieren productos o servicios de alto valor, los presupuestos de venta son un paso obligado para vender. Si bien la mayor parte de los negocios están acostumbrados a realizarlos, muchas veces éstos están incompletos, son confusos o de difícil preparación. Y, además de una pérdida de tiempo, pueden ser causales del éxodo de potenciales clientes y de un menor crecimiento de la compañía.

A continuación, presentamos 9 consejos a tener en cuenta en el armado de un presupuesto, los cuales permitirán hacer más eficiente el proceso de venta y motivar la toma de decisión por parte del comprador:

1) El diseño

La primera impresión de la empresa y el presupuesto son fundamentales para captar la atención y generar una reacción subjetiva del potencial cliente. El mejor diseño es el que respeta la identidad y los valores de la empresa. Pero no sólo eso: debe estar en línea con la oferta y la posición en el mercado de la compañía. Por ejemplo, una firma que se distingue por tener precios bajos no debería apelar a diseños vanguardistas y que den sensación de sofisticación, ya que podría interpretarse como una empresa de precios altos. Por último, el uso del diseño predeterminado facilita y estandariza la elaboración de los presupuestos.

2) Datos certeros

Un buen presupuesto permite a quien lo recibe obtener información de contacto detallada de la empresa y otros datos útiles como el CUIT y posiciones impositivas. La información debe ser legible a simple vista y, si bien completa, no debe abusar en la cantidad de referencias o detalles que resulten superfluos. Por otro lado, hay que prestar especial atención en escribir correctamente el nombre de la empresa y de la persona destinataria.

3) Descripción de la oferta

Si bien un presupuesto no es un contrato formal, suele tomarse de referencia ante eventuales incumplimientos. Por eso, es necesario detallar exhaustivamente lo que brindará y los plazos de entrega. Aunque no es común hacerlo, en caso de que haya habido confusiones en ventas anteriores, se recomienda aclarar qué cosas no están incluidas, a fin de evitar reclamos a futuro.

4) Análisis de la competencia

Las grandes empresas y gobiernos suelen tener como hábito solicitar presupuestos para ser sometidos a una compulsa de precios. Por eso es necesario estar actualizado sobre qué hace y a qué precios operan los competidores. Una buena relación con los potenciales clientes nos permitirá contar con información clave por ejemplo con qué otras empresas están consultando precios y cuál es el presupuesto estimado que tiene la compañía. El buen uso de esta información permitirá elaborar un ofrecimiento que calce con los deseos del cliente.

5) Descuentos especiales

Un apartado cada vez más utilizado por las empresas es el relativo a las ofertas o descuentos por compras, volumen o cross-selling (‘compra cruzada’, cuando la firma ofrece productos adicionales al solicitado por un precio especial). Esto puede generar una ventaja frente a los competidores, aún cuando el producto o servicio a vender es más costoso que el de otras compañías.

6) Condiciones

¿El precio incluye IVA? ¿El flete está incluido? ¿Cuáles son los métodos de pago y plazos? Las respuestas a estas preguntas deben quedar detalladas en el presupuesto. Una buena parte de los conflictos entre clientes y vendedores se da cuando estos datos se dan por sentado y luego surgen diferencias. Si las condiciones de contratación son muchas, se sugiere incluir un link a los términos de la oferta o a un formulario de contacto para evacuar dudas.

7) Lista de precios y comisiones

Más allá del documento que se enviará al potencial cliente, un buen presupuesto es mucho más que eso. Se recomienda archivarlos correctamente y generar una base de datos con todos los envíos e información clave. Estos listados permitirán hacer un certero seguimiento y sacar conclusiones sobre su éxito. Dos puntos clave en este sentido son tener entre dos y cinco listas de precios diferentes, una segmentación según quién es el vendedor asignado y qué comisiones tiene cada gestor comercial. Esto permitirá priorizar el seguimiento y orientarse en primera instancia a los presupuestos críticos y que aporten más rentabilidad al negocio.

8) Probabilidad

¿Qué tan probable es que el cliente acepte el presupuesto? Este número puede resultar subjetivo, aunque es útil para ponderar su importancia al realizar el seguimiento. Algunos sistemas de gestión calculan en forma automática la probabilidad de compra, teniendo en cuenta datos como contrataciones anteriores, la lista de precios utilizadas, el vendedor o sucursal a cargo del proceso y otros guarismos.

9) Automatización.

La elaboración de presupuestos suele llevar tiempo, por lo que automatizar su elaboración hará ganar eficiencia a la empresa. Ya sea con un formulario creado en una hoja de cálculo o softwares de gestión, la carga anticipada de listas de precios, especificaciones de productos, vendedores, comisiones y variables impositivas permitirá ahorrar tiempo y llegar con rapidez al cliente, si es posible, antes que la competencia.

Estos consejos son solo algunos para tener en cuenta. Acompañar el presupuesto con una carta de intención y llamar por teléfono para asegurarse la recepción del mismo son otros puntos a tener en cuenta. Lo importante es entender al presupuesto como una herramienta estratégica no sólo en el proceso de venta, sino para generar información que permita ser más competitivos e incrementar la posibilidad de que el cliente diga ‘Sí, avanzamos’.