La gestión eficiente de quienes proveen bienes y servicios puede aportar mucho valor al negocio: permite generar más beneficios para los clientes a un menor precio. Consejos para iniciarse en el tema.

La propuesta de valor de un negocio puede resumirse en dos aspectos claves: los beneficios que das a tus clientes y el precio que cobras por ellos. En esta ecuación, los proveedores son un pilar cada vez más estratégico en las empresas que llegan a ser competitivas. Esto se debe a que la productividad, la calidad y la relación costo-beneficio pueden crecer a una tasa muy alta si se alinean las políticas de contratación de proveedores con los objetivos del negocio. Para eso, es imperativo tener un Plan Integral de Proveedores.

La tendencia a mejorar los procesos para con quienes proveen bienes y servicios a la empresa es un imperativo para las firmas modernas desde el lanzamiento del Lean Manufacturing o, en castellano, ‘producción ajustada’. Surgió durante la primera mitad del Siglo XX con Taiichi Ohno, consultor japonés de Toyota, quien ideó un sistema de producción ‘sin desperdicios’, con el objetivo de entregar el máximo valor para los clientes con el mínimo de recursos posibles. La gestión de los proveedores es el núcleo de esta estrategia y sirvió la compañía japonesa a transformarse en uno de los líderes mundiales del automovilismo.

En Pymes, microempresas y hasta para profesionales independientes, tener un plan integral de proveedores también es esencial. Para iniciarlo, sólo basta con prestar atención a estos cinco puntos que se describen a continuación:

1) Relaciones ganar-ganar

Los proveedores suelen ser el primer eslabón en la generación de valor de una empresa. Por eso, deben ser considerados y empoderados como tales. Es clave tener con ellos una relación de confianza, revelarles los planes de pedidos con anticipación para que puedan cumplir mejor con las condiciones de calidad, costo, plazo y servicio. Michael Porter, uno de los autores más respetados en gestión de empresas, decía que una relación poco estrecha con los proveedores “puede afectar los costos y el acceso a los insumos e incluso periodos de escasez”. Por eso, recomendaba establecer relaciones de ganar-ganar, más allá del vínculo contractual.

2) Elaborar registros

Sean 5, 10 o 100 los proveedores que tenga la empresa, el Plan Integral de Proveedores supone establecer un proceso de registro continuo y revisado en forma periódica. Una planilla con los nombres, historial y métricas como nivel de cumplimiento, compromiso, precio, disponibilidad, servicio post-venta, entre muchos otros aspectos, ayudará a la toma de decisiones. Es necesario afianzar el vínculo con las empresas más eficientes y, por el contrario, iniciar búsquedas periódicas de reemplazo para quienes incumplan contratos o generen costos asociados, entre otras dificultades.

3) Reducción de costos

Una vez realizado el mapa de proveedores, será necesario identificar los actores claves y trabajar con ellos en reducir costos. No se trata de negociar mejores precios, sino de proponer soluciones que ahorren costos a ambas partes, eliminando gastos que no agregan valor añadido al proceso. Por ejemplo, reduciendo tiempos de stocks disponible o compartiendo fletes. O bien eliminando packaging innecesario.

4) Fomentar la asociación

La cooperación entre grupos de proveedores o de sus clientes es un paso esencial para reducir costos y mejorar las operatorias. Por ejemplo, Comprando En Grupo es una asociación de 250 ferreterías de todo el país que decidieron agruparse para negociar mejores precios y condiciones con los fabricantes. Sus proveedores también celebran, ya que pueden mejorar sus márgenes al reducir costos de distribución, gestión comercial y ventas. Estas asociaciones permiten hacer incluso evaluaciones de desempeño a los proveedores, para garantizar patrones de calidad, disponibilidad y precio.

5) Mejorar los procesos

La correcta gestión de proveedores y de los insumos en general promueve una mayor eficiencia hacia el interior de los procesos de producción. Esta oportunidad aparece porque quien lleva adelante el contacto con los proveedores puede anticiparse a momentos de escases o subas de precios, entre otros. Las alertas que generan los proveedores pueden hacer cambiar a tiempo los procesos de producción y de venta. Anticiparse se traduce en riesgos que se logran evitar y ventajas respecto de la competencia.

El manejo integral de los proveedores es una tarea continua. En general, los proveedores siguen el Principio de Pareto, según el cual el 20% de ellos significa el 80% de las compras, por lo que lo ideal es identificarlos y comenzar con ese grupo. Aunque sea arduo en un comienzo, no hay que desanimarse, ya que es una tarea muy redituable en el mediano plazo.