Realizar videoconferencias, compartir documentos o seguir conversaciones entre colaboradores hoy es posible gracias a la masificación de los teléfonos inteligentes. Una guía de servicios gratuitos para maximizar la productividad y evitar ‘malos entendidos’.

Internet cambió para siempre la lógica de comunicación y trabajo en equipo. Hoy, ya no son tan necesarias las reuniones presenciales o incluso trabajar dentro del mismo edificio. Sin embargo, la colaboración y la gestión de los colaboradores, en este contexto, no deja de ser un gran desafío para las empresas. ¿Cómo ser más productivos? ¿Cómo comunicarse mejor a través de Internet? Aquí, presentamos aplicaciones móviles efectivas para hacerlo. Todas ofrecen versiones gratuitas y libres de uso para sus funciones esenciales.

1) Videollamadas

Appear.in es clave para los trabajadores remotos: es un software para hacer videollamadas que no necesita instalación, porque funciona a través de la Web. El mismo puede poner en contacto hasta 8 personas en cuestión de segundos, sin siquiera tener una cuenta registrada. Para su utilización, el usuario debe ingresar al sitio y crear una sala de conferencias. Allí, se generará un link que se comparte con sus colegas y lo pondrá en contacto con ellos en tiempo real. La plataforma funciona, incluso, con conexiones de Internet deficientes o de baja velocidad y en todos los teléfonos, computadoras y tablets. Hangouts, de Google; Zoom; y Skype, de Microsoft, son otros servicios gratuitos similares, aunque, en este último caso, requiere la instalación previa del software.

2) Trabajo en equipo

Slack es una plataforma para el trabajo colaborativo en la que se puede compartir, de manera ordenada, documentos importantes, ideas, soluciones de problemas o planes para un proyecto. La misma contribuye a que los equipos se puedan comunicar a través de canales que se organizan por tema, departamentos o proyecto. A través de una búsqueda de un tema o etiqueta, los miembros del equipo podrán acceder a las conversaciones previas en la plataforma. Es considerada una de las herramientas de comunicación interna más efectiva y extendida. Para garantizar la seguridad, desde la aplicación, se ofrece medidas como la autenticación de dos factores y el inicio de sesión único para garantizar la seguridad y proteger a la empresa.

3) Gestión de proyectos

Trello es una de las plataformas de más rápido crecimiento en los últimos meses. Su aspecto es como un gran tablero, donde se ubican distintas anotaciones en forma de tarjetas. La aplicación permite a los usuarios crear varios tableros y añadir listas dentro de cada uno. En cada lista se alojan tarjetas a las que se pueden añadir texto, imágenes, etiquetas y fechas límite. Estos tableros son colaborativos, lo que permite gestionar proyectos en equipo en forma simple, efectiva y en tiempo real. Los sistemas de gestión de proyectos se volvieron muy populares en los últimos tiempos, con opciones como Jira[WU1] , Basecamp[WU2] , Kanban Tool y Sinnaps.

4) Tareas pendientes

Todoist es un servicio multiplataforma que permite gestionar las tareas de manera sencilla, ágil y visual. La aplicación fomenta la organización de las acciones a seguir según su fecha límite y su importancia. Es posible crear tareas por proyectos, con sus respectivos subproyectos y asignar tareas y subtareas a uno o a varios miembros del equipo. Evernote, RemembertheMilk y Google Keep son otras opciones para administrar las tareas pendientes en forma fácil y visual.

5) Gestión de documentos

Google Drive, entre todas las herramientas del buscador, es uno de los servicios más utilizado por las empresas. Es una plataforma de alojamiento de archivos en la nube que están sincronizados con otros dispositivos donde se tenga instalada la herramienta. Es decir, que los recursos están disponibles no solo donde fueron creados o guardados, sino también en la web y en distintos formatos. La versión gratuita incluye hasta 15 gigabytes de espacio. Por otra parte, compartir archivos o carpetas y proteger la información son otros de los beneficios. Otra plataforma similar es Dropbox, que recopila todos los archivos en un único lugar centralizado, se pueden buscar con facilidad y se sincronizan, también, en todos los dispositivos. Este incluye DropBox Paper, un espacio que ayuda a los equipo a concretar sus ideas. Permite intercambiar los proyectos en curso con otros colaboradores y compartir borradores. Por otro lado, se puede conservar desde videos e imágenes hasta códigos y sonidos.

Las aplicaciones móviles son un excelente aliado para mejorar el trabajo en equipo, aunque no sustituyen la necesidad de generar liderazgos sanos, productivos y una conexión humana que privilegie el buen clima laboral. Los mejores resultados saldrán de integrar las dos herramientas.