La digitalización es mucho más que una palabra de moda, es un cambio de paradigma que bien aprovechado, puede ser muy útil para tu Pyme.

En los últimos años, la palabra ‘digitalización’ se puso de moda en las revistas de negocios, universidades y conferencias. Sus efectos, sin embargo, no son una mera tendencia, sino un cambio de paradigma que altera la operatoria de todas las empresas. Tanto es así que los estudiosos y expertos hablan de la ‘economía digital’ o Cuarta Revolución Industrial. Es decir, la digitalización es tan disruptiva para el Hombre como lo fueron las tres etapas anteriores: la mecanización, la electricidad y la informática.

¿Pero qué es la digitalización? El término suele estar relacionado con Internet de las Cosas o los servicios en la nube. Pero, en rigor, se trata de un cambio mucho más sencillo y abarcativo que eso: la transformación de la información analógica a la digital; es decir, aquella formada por ‘ceros y unos’ en un sistema informático. Este proceso hace posible que las computadoras puedan incorporar, transmitir, almacenar y procesar la información. Y prácticamente puede incluir a todos los aspectos de la vida: la económica, social, política y personal.

La digitalización cambia profundamente los procesos en las empresas. Las facturas electrónicas en lugar de las de papel y los lectores de huellas dactilares en lugar de las tradicionales ‘fichas’ de ingreso son ejemplos de esta tendencia. Un kiosco, por ejemplo, digitaliza la información de stock al escanear el código de barras de los productos en lugar de hacerlo en un cuaderno con lapicera. En la práctica, la digitalización permite ahorrar costos y administrar mejor el negocio, ya que facilita analizar cifras y tendencias prácticamente en tiempo real.

Momento de transformación

Muchas veces, la digitalización genera nuevas oportunidades y también amenazas. En la industria de la música, este proceso diezmó el negocio de las discográficas y llevó a que el casete y el vinilo perdieran su brillo en muy poco tiempo. Mientras tanto, sectores como las imprentas están siendo golpeadas por esta nueva Revolución Industrial. En definitiva, la digitalización supone una necesidad de adaptación o una oportunidad para optimizar el funcionamiento de nuestro negocio. Es aquí donde ingresa en escena la “transformación digital”, un concepto clave para lograr crecer y expandir fronteras en los tiempos digitales.

¿Por dónde se empieza? La digitalización y transformación digital no es costosa por sí misma. Requiere de creatividad y de herramientas informáticas, aunque muchas veces son gratuitas o de bajo costo. En búsqueda de oportunidades, vale la pena preguntarse: ¿cómo puedo automatizar procesos en mi negocio? ¿Cómo puedo reducir costos? ¿qué canales de comunicación puedo utilizar para mejorar la comunicación? ¿qué estoy haciendo para acercarme a clientes o proveedores del extranjero de otras ciudades o países? ¿Cómo, dónde y en qué procesos puedo ser más eficiente?

El proceso de transformación digital ya habrá comenzado al ser identificadas algunas de las oportunidades de su incorporación a los procesos del negocio. Le siguen dos pasos concretos: lograr que todos los colaboradores comprendan la importancia de la digitalización y, mientras tanto, encontrar las mejores herramientas para hacerlo. El proceso debe iniciarse con pequeños pasos e ir creciendo a medida que éstos se implementan con éxito.

¿Por dónde empezar? Algunas formas de hacerlo en los pequeños negocios consisten en llevar al plano digital procesos analógicos. Por ejemplo, llevar agendas y calendarios compartidos permite saber dónde están los miembros del equipo en cada momento. A su vez, llevar un inventario en planillas de cálculo en la nube es mejor que hacerlo en papel, al igual que los presupuestos, remitos y otros documentos. Respecto de la contabilidad, es posible tener un registro en la nube sobre gastos individuales y otras compras, a fin de contar con los registros siempre disponibles y predecir posibles quiebres en el flujo de fondos.

En lo que se refiere a digitalización, no hay secretos ni recetas mágicas: es un camino arduo pero que vale la pena transitarlo. ¡Adelante!