El dinamismo con que se mueven los negocios obliga a estar enfocados en ser productivos de manera constante, para aprovechar las oportunidades en entornos altamente volátiles y cambiantes. Gestionar tu tiempo es clave para poder alcanzar tus objetivos, dedicando el espacio necesario a actividades importantes y estratégicas, y delegando, o dejando de lado, actividades operativas o que actúan como distractoras.

A continuación, te vamos a recomendar como podés organizar tu tiempo de manera eficiente, siguiendo tan solo 3 pasos:

1° Organizá tu lista de tareas

Con seguridad tu emprendimiento cuenta con un sinfín de tareas que, a menudo, están sólo en tu cabeza. Crear listas de tareas es una de las claves principales para administrar mejor tu tiempo; de esta forma vas a poder identificar la totalidad de actividades que tenés que hacer, para luego asignarles un tiempo y una prioridad para su resolución. Es recomendable que todas las tareas se encuentren agendadas y gestionadas mediante alguna herramienta digital que te permita centralizarlas y ayudar con los recordatorios de vencimiento; de esta manera la tecnología te va a ayudar a evitar olvidos y a planificar mejor tus acciones. Te recomendamos utilizar tableros Kanban para generar tus listados de tareas, y las agendas de los servidores de correo electrónico como Outlook, Gmail o Hotmail (existe también una cantidad considerable de aplicaciones mobile sin costo para gestionar tareas y calendarios).

2° Establecé un orden de prioridades

¿Cuáles son las tareas más importantes y cuáles pueden esperar o eliminarse? Es la pregunta que tenemos que hacernos para organizar y priorizar el listado de tareas que definimos en el punto anterior. Si creés que TODO es importante, tenés que aprender a priorizar o bien a pedir ayuda para poder afrontar tus actividades. Si no sabés bien qué criterio utilizar para establecer un orden de prioridades, te compartimos una técnica que se centra la “Matriz de Eisenhower” (1) para priorizar las tareas y administrar la carga de trabajo. Todo lo que debes hacer es evaluar tus tareas de acuerdo con la urgencia y la importancia de una manera objetiva y sencilla:

*Hacé -> Los temas que son importantes y urgentes (y que no pueden delegarse) deben enfocar toda tu atención para resolverlos de manera inmediata. Estas tareas no pueden postergarse, porque podrían traer consecuencias negativas para tu emprendimiento. Responder correos de carácter urgente, contener crisis que surjan en tu negocio, realizar y/o seguir el cumplimiento de presentaciones o pagos de impuestos, enviar entregables a clientes con penalidades por retrasos o reunirse para gestionar una oportunidad de nuevos negocios o una campaña estratégica o estacional, pueden ser algunos de los ejemplos de tareas que debemos realizar de manera rápida y eficazmente.

*Planificá -> Las tareas que son importantes pero no urgentes, habitualmente son muy significativas y traen muchos beneficios. Si tenemos holgura de plazos, podemos agendar y organizar su ejecución con tiempo, ya que no requieren tanta atención en lo inmediato como las que tienen un carácter de urgencia. En general son tareas a mediano o largo plazo, por lo que podemos gestionar para realizarlas más adelante, según las prioridades. Algunos ejemplos: definir objetivos comerciales a largo plazo, una reducción presupuestaria, una nueva estrategia digital, una certificación, etc.

*Delegá -> Si bien al comenzar un emprendimiento es común que sea uno mismo el que realice todas las tareas, no es algo que se pueda mantener en el tiempo. Tomar la decisión de delegar las tareas no tan importantes pero que deban finalizarse en un periodo corto de tiempo, es una estrategia que te va a ayudar a aprovechar mejor tu tiempo para ocuparte de lleno en el crecimiento de tu negocio. Es todo un desafío personal, ya que en general las personas creen que nadie hará las cosas igual o mejor que uno mismo. Es importante señalar que se delegan las tareas y no la responsabilidad, que terminan siempre siendo potestad del que delega quedará en tus manos el seguimiento y control del cumplimiento del trabajo de tus colaboradores. La ayuda puede estar tanto dentro como fuera de la empresa, si no son tus colaboradores pueden ser proveedores externos o freelancers los que te ayuden con tareas delegables.

*Eliminá o posponé -> Sin darnos cuenta, en nuestro día a día encontramos una variedad de actividades y tareas que nos consumen tiempo y hacen que nos distraigamos y terminemos posponiendo actividades importantes. Son tareas menos importantes y/o no urgentes, que tienen la menor prioridad, ya que pueden posponerse, eliminarse o, en el mejor de los casos, atenderlas cuando se hayan resuelto el resto de las tareas con mayor prioridad. Algunos ejemplos son: reuniones rutinarias y/o muy largas, lecturas exhaustivas de diarios y consultas a redes sociales personales, realizar y/o atender a llamadas telefónicas de rutina, leer y contestar todos y cualquier email de la bandeja de entrada, realizar actividades sociales o breaks de café excesivamente largos, etc.

(1) Su nombre deriva de una cita de Dwight D. Eisenhouer, presidente 34 de Estados Unidos: “Lo que es importante es rara vez urgente y lo que urgente es rara vez importante“.

3° Desarrollá un Plan de Acción

Al conocer el listado de tareas a realizar y haberles asignado un orden de prioridad en base a la importancia y la urgencia, podemos definir nuestro plan de acción, que no es más ni menos que el lugar que ocupará cada tarea en nuestra agenda.

• Sé realista con los plazos que le asignás a cada tarea.
• Tené en cuenta los horarios más productivos – tuyos y de tus colaboradores.
• Recordá contemplar posibles imprevistos que pueden presentarse.
• Fijá objetivos diarios, semanales y mensuales, y esforzate por cumplirlos.
• No olvides que también podés automatizar tareas operativas repetitivas para ahorrar tiempo y costos.

Al realizar este ejercicio regularmente, tu cerebro comenzará a hacer nuevas conexiones y te acostumbrarás rápidamente a identificar la diferencia entre tareas importantes y no importantes, para también priorizar más fácilmente.

Conclusiones

El mundo del emprendedor presenta muchos desafíos, y entre ellos se encuentra la gestión correcta de todos sus recursos. El tiempo es el único recurso no renovable, por eso tenemos que gestionarlo de manera proactiva para ser más eficientes tomando las mejores decisiones para así cumplir nuestros objetivos.

¡Tu emprendimiento puede ser más productivo si gestionás mejor tu tiempo!